好看又好用的岗位说明书

发布时间:2020-07-31来源:互联网

  一份合格的岗位说明书应该让在岗员工清晰地知道自己应该“做什么”、“怎么做”、“做到什么程度算好”、“不能踩的红线在哪里”。这样才能让高高在上的职责条款真正落地,不仅好看,更要好用。

  关键词:岗位说明书 履职指南 责任分工 工作标准

  众多企业的岗位说明书都止步于岗位职责,仅仅罗列“负责……工作”,而职责如何落地却无下文,所以实用性不高。岗位说明书其实就是一份“岗位”的“说明书”。一件刚拆封的家用电器,顾客读过说明书,便清楚了应该如何使用,对于岗位也是如此。企业制定岗位说明书是需要它去发挥作用、指导员工称职工作。所以,一份合格的岗位说明书应该让在岗员工清晰地知道自己应该“做什么”、“怎么做”、“做到什么程度算好”、“不能踩的红线在哪里”。

  一、工作思路

  如上文所说,一份实用性强的岗位说明书应该能够回答如下几个问题:这个岗位是做什么的、工作内容有哪些?这些工作该怎么做、跟谁一起做?这些工作要做到什么程度、达到什么样的标准才算是称职的?在这个岗位工作,有哪些行为是不能容忍的?基于上述问题,本文重新设计了岗位说明书的编制思路与工作流程,具体如图。

  二、工作原则与流程

  岗位说明书的编制不是人力资源部的事儿、更不是公司领导的事儿,必须由了解岗位实际工作的人来写、必须坚持“谁明白、谁来写”的工作原则。由此,岗位说明书的编制应遵循“在岗员工自己写第一稿,直接上级修改,所在部门负责人修审,人力资源部或专业研究机构提供全面的技术指导和规范”的工作流程。

  三、工作内容

  在工作思路和工作原则的指导下,岗位说明书的编制应遵循如下步骤进行:

  第一步,梳理岗位工作、明确岗位职责——知道“做什么”。

  依据“谁明白、谁来写”的原则,由在岗员工先行梳理岗位工作流水账,详细记录自己每天的工作任务、事项;然后,将流水账记录的岗位工作内容进行整理、分类,把同一类的具体工作事项进行总结概括,提炼成为岗位职责或职能模块。员工梳理时可参考表1所示技术模板进行梳理提炼。

  第二步,明确工作路径、梳理履职指南——知道“怎么做”。

  第一个步骤梳理出的岗位职责是具有一定高度的、概括性的内容,岗位职责的落地还需要履职指南的补充。履职指南中可以明确履行该项职责时应遵从的时间节点要求、必须参照的制度依据或规定、履职所需的权限和资源等等(见表2)。履职指南让职责更加形象和具体,是职责落地的关键。

  第三步,定位责任主体、明确角色定位——知道“谁牵头、谁承担、谁配合”。

  在企业中,每个岗位都不是独立的个体,岗位与岗位间的工作一定存在交叉与衔接。因此,明确岗位工作内容后,责任主体的划分(见表3)可以提高工作效率、避免履职过程中的“扯皮”现象。

  第四步,掌握关键指标、明确工作标准——做到“什么程度”。

  岗位职责需要工作标准的约束,员工清楚工作应做到“什么程度”,才能有方向地去履行职责。另外岗位工作标准也是员工考核指标提炼的基础,未来具体考核指标需要充分参照岗位工作标准、结合阶段性工作重点等时间特征提炼、制定。

  第五步,杜绝消极行为、明确行为禁区——制定“高压线、低压线”预防警示。

  员工履行岗位职责需要“有所为、有所不为”,岗位说明书中需要根据岗位工作特点与工作内容,标示“高压线、低压线”,通过告知员工在履职过程中的绝对禁止行为和后果严重行为,实现规范管理、预先警示、防控风险的目的。综上步骤设计的岗位说明书样例如表4所示。

(责任编辑:方)