预案,给管理上“保险”

发布时间:2020-11-12来源:互联网

  《左传》有言:“居安思危,思则有备,备则无患。”这句话在现代管理中最经典的体现就是预案。企业管理的预案是指企业根据未来的发展趋势,针对可能发生的脱离预期效果的管理失误,事先制定的应急处置方案。可以说,预案就是给管理上的一道“保险”,一旦企业面临突发情况,预案可保一时安定,给企业以东山再起的机会。企业管理的预案旨在提高企业保障基本经济效益和处置突发事件的能力,最大限度地预防和减少突发事件及其造成的损失,保障企业的长期稳定发展。

  山西王家岭矿难救援事件是预案成功运用在管理方面最突出的例子,国家安监总局局长骆琳说,王家岭矿难救援创造了中国救援史上的奇迹。生命的奇迹源于矿工对生的渴望和人性的顽强,而救援的奇迹则完全是领导人制定了完善的预案,在决策部署和实施方案方面都做到了有力、有效,最终没有任何一个管理人员受到处分。

  一个完善的预案给你带来的远远不止企业盈利这么简单。站在一个管理者的高度,面对自己的事业,首先要做的就是把预案设置涵盖在企业的总体发展思路当中,留有后路才能做到万无一失,在千钧一发之际就可以充分发挥预案的作用。

  美国一位从事突发公共事件研究的学者做了深入研究,得出这样一个结论:如果发生某一特别重大突发公共事件,各级政府都有应急预案并立即启动,采取应对措施,要比没有预案、预案体系不健全,等待总统下达命令再采取应对措施的效率高出320多倍。

  所以说,管理一个企业,要顾全到每一个细节,风云变幻的市场形势令许多企业家寝食难安,你要做的除了稳住江山、统领全局之外,更需要完善竞争中的预案策略。成则皆大欢喜,败就需要亮出你的预案,给自己留条后路。这是一种管理的智慧,是一种更高层次上带有全局性的圆满。

  无论企业的计划制定得多么完善,企业的操控者归根结底还是人,每个人的想法都有其可变性,加上管理环境的不确定性,所以管理上的变动性很大,针对人员的阶段性特征,预案的设置也有其微妙的一面。

  一个企业的稳定性,不是看其在平常状态下的运营态势,而是看其面对突发事件时能否有条不紊地运营。说得简单点,就是一个组织平常运营很好不说明什么问题,突发事件来临时还能像平常一样,那才是过硬的真本事。预案管理能否成功,主要看一个组织是否有良好的应急制度。

  一个制度健全、准备充分的企业面对危机能够稳如泰山,除了企业家表现出来的处变不惊、临危不乱的特质之外,还要有一套完善的预案策略,否则企业的创新乃至发展都难以突破瓶颈、获得长远稳定的生存环境。管理中做好预案并没有想象中的那么困难,只要我们明确分工、全力以赴地直面现实,善于吸取教训并建立数字化预案,我们就会拥有处变不惊的“底气”。

  (一)从失败的事例中吸取教训

  针对一份预案的明确分工是必要的,但仅有明确分工还不够。每个企业在市场上的摸爬滚打实质上都是在积累财富,都有我们可以借鉴的地方,成功有成功的经验、失败有失败的教训。作为企业管理者,尤其要善于留心同行和身边的失败案例,并从中挖掘深层次的经验和教训,进而做到举一反三,用身边的事例教育身边的人。同样道理,换一个角度看别人的起伏跌落也能够体验到设置预案、改良管理的效果。

  波音公司在其737和747飞机项目受挫后,立即着手进行深层次的工作。这两种机型噪音非常大,并有严重的设计问题。为了保证类似问题不再发生,高级管理层按照一个“家庭作业计划”,组建了一个高级员工小组,其任务是对比从737到747的发展过程和从707到727的发展过程,后者是该公司的两种盈利最高的机型。公司要求该小组总结一套“从挫折中学到的教训”,以便用来指导将来的工作。工作3年之后,该小组提出了数百项建议,并形成了很厚的文献资料。几名该小组的成员后来被调到757和767的开发部门,由于有经验的指导,他们创造了波音历史上最成功的、无差别的开发记录。成功管理者的匠心独运之处在于比别人多一项预案,比别人更有准备,而这份难得的准备就是源于对失误的认真总结。

  (二)明确分工、直面现实

  每个企业在管理过程当中都无法避免会遇到一些难以预料、人无法控制的突发状况。当金融危机横扫世界之时,无论一个企业的管理措施多么完善,这突发的状况对每个管理者来说都是前所未有的重击,没有人能事前预料到,但是如果有这样一份预案能够提前调配好各种资源,在所有的储备方针中能够找到平稳过渡的台阶,那么企业的损失程度也就会在原有基础上得到大大降低。

  企业的发展不是光靠单个领导者就能敲定的,要建立和完善企业的纵横协调机制,动员全体企业员工。

  首先,应该建立分级管理、重心下移的预案分配机制。只有各个部门分工明确了,才能真正走活一盘棋,避免过度依赖上级管理者临时拍板决策带来的潜在风险。其次,建立跨部门的横向信息交流和共享平台。企业的各部门需要相互利用各自手中的资源并结成协作关系,在合作的过程中明确谁提供资源,谁控制资源,谁使用资源等环节,并在各部门间联合出台阶段计划、专家研讨、联合调查、交流合作等沟通形式的基础上,引入新的制度工具和技术来协同保障,尤其是借助网络信息的技术优势,构建实现彼此信息共享并保证信息高度透明交流互动的平台。

  (三)实现预案数字化

  目前,多种技术共存、商业模式多样,产业链上的企业竞争态势已显露出来,未来如何合作成为人们最大的猜想。新技术的发展催生出新的产业链,竞争也随之而来,谁先做好准备,谁的预案做得最可靠、最完善,谁获胜的几率就高。

  完善预案的制定,要注意到一个新的概念切入点——数字化预案。目前,积极探索运用信息技术、网络技术、仿真模拟技术等现代科技手段提升预案功能已成为新趋势,因此,出现了数字化预案:它将各种数字技术应用于应急预案的执行过程中,根据突发事件的处置流程,在事态发展即时信息的基础上,将文本预案开发成一系列可以随突发事件演化过程而顺序执行的应急操作程序,力图辅助管理者判断何时应该做什么、怎么做,可以大大提高突发事件应急处置的效率。

  就企业管理而言,数字化预案的制定需要分三个阶段,首先是应急预案的电子化。建立在基础信息管理系统之上,实现应急预案的电子文本的组织管理。其次是应急预案的可视化。通过词条抽取与文本解析,实现应急预案的结构化存储和简单的预案流程推演。最后就是应急预案的智能化,通过智能化分析手段实现应急处置方案的快速分析和优化评估。

  总而言之,管理的圈子不管有多大,都要留意自己是否完善了预案,闲来无事经常反思一下这些管理中隐晦的细节,你的收益将远远不止眼前的这些。

(责任编辑:方)